Le COREVIH Arc Alpin recrute un(e) Secrétaire Médical(e)

I. Mission(s) du COREVIH ARC ALPIN

Le COREVIH arc alpin (COmité de coordination REgionale de la lutte contre les infections sexuellement transmissibles et le VIH) réunit tous les acteurs hospitaliers, extra-hospitaliers et associatifs qui luttent contre le VIH sur l’Isère, la Savoie et la Haute-Savoie. L’assistante du COREVIH arc alpin a pour mission d’assister et soutenir les missions du COREVIH, dans leur volet administratif, événementiel, logistique et budgétaire.

II. Activités Spécifiques

a) Gestion administrative générale
Accueil téléphonique des correspondants du COREVIH
Organisation de la logistique des réunions (réservation salle, traiteur, demandes de devis)
Suivi des déplacements : ordres de mission, réservation de transport
Aide à l’organisation de formations, journées d’informations, événementiels : suivi des inscriptions, convocations, mailing, accueil physique
Suivi, coordination et archivage des factures, en collaboration avec la direction du PUMA et les Affaires Financières
Diffusion de l’information (plaquettes, newsletter,…) par mailing et courrier Gestion des commandes SCOOP

b) Actualisation des outils de suivi
Mise à jour de la base contacts/répertoire sur Excel et Outlook
Mise à jour du calendrier des réunions de l’année sur base de données
Mise à jour du tableau de suivi budgétaire avec :

Frais de déplacements et de formation des salariés du COREVIH
Frais de déplacements des partenaires du COREVIH dans le cadre des conventions (CHUGA-CH de Chambéry ; CHUGA-CHR Annecy ; CHUGA-associations membres du COREVIH)

c) Aide à la rédaction du rapport d’activité :

Recueil des données
Relecture et vérification
Diffusion et mise en ligne

III. Connaissance – Savoir

Bonnes connaissances de

Organisation et fonctionnement du CHUGA
Système de santé publique

IV Compétences professionnelles – Savoir-faire

Maîtrise parfaite de l’accueil et des fonctions de téléphonie (répondeur, renvois et récupérations d’appels…)
Maîtrise parfaite de Word – Outlook – Internet
Bonne connaissance : Excel
Bonnes capacités de communication écrite et orale, maitrise orthographique et rédactionnelle, bon niveau de langue française.

V. QUALITES PROFESSIONNELLES ET RELATIONNELLES – Savoir-être

Sens du travail en équipe pluri-professionnelle et pluri-disciplinaire
Adaptabilité aux différents rythmes de travail
Savoir gérer les priorités, être organisée
Sens de l’initiative, autonomie et anticipation
Être réactif/ve et volontaire
Curiosité d’esprit pour la mise à jour des connaissances et l’auto-formation
Sens de la confidentialité et de la discrétion, respect du secret professionnel et du devoir de réserve (obligation du fonctionnaire)
Bienveillance (neutralité, non-jugement et respect d’autrui)

VI. Relations Hihiérarchiques et fonctionnelles

1) Hiérarchie
N+1 = Coordinatrice du COREVIH
N+2 = Attachée d’Administration Hospitalière du PUMA et AMA Référente du PUMA
N+3 = Directeur référent du PUMA

2) Liens fonctionnels
Equipe du COREVIH, Président-e, Vice-Président-e et membres du bureau du COREVIH
Technicien-ne-s d’Etudes Cliniques du CHUGA et Hôpitaux de l’Arc Alpin (38-73-74)
Membres du COREVIH
Associations, partenaires extérieurs et prestataires
Services financiers du CHUGA, et des CH Chambéry, Annecy et Annemasse

VII. Lieu d’affectation Poste N° 66162 COREVIH

Arc Alpin – POLE URGENCE ET MEDECINE AIGUE (PUMA)
Hôpital Michallon – 3ème étage unité E1 – Unité Fonctionnelle 3600

VIII. Temps de travail, horaires, contraintes

Temps de travail : 50 % soit 18 h 45 par semaine
Horaires : A préciser avec le.la candidat.e
Contraintes : Adaptation des horaires pour assurer l’accueil de l’événementiel du COREVIH (4 à 6 soirées par an) et une à deux journées par an Déplacements possibles sur l’Arc Alpin (38-73-74)

Pour candidater : https://www.alpesansida.fr/le-corevih-arc-alpin-recrute-4-profils/