Le COREVIH IDF Nord recrute un·e Assistant·e administratif·ve

Le COREVIH IDF Nord recrute un·e Assistant·e administratif·ve.

Lieux de travail : Siège du COREVIH IDF NORD à l’hôpital BICHAT-CLAUDE BERNARD 46 rue Henri Huchard 75018 PARIS 

Présentation de la structure :

Au nombre de 28 dont 5 en Ile de France, les Comités de coordination de la lutte contre le VIH et les IST (COREVIHs) sont des instances territoriales de démocratie sanitaire. Le territoire de référence du COREVIH IDF NORD comprend : 17^eme 18^eme 19^eme Arrondissements de Paris, une partie de la Seine Saint Denis, des Hauts de Seine et du Val d’Oise. Les COREVIHs ont pour mission de coordonner, d’améliorer et d’harmoniser l’offre de prévention, de dépistage, de soins et sociale dans les champs du VIH, des IST et de la santé sexuelle. A ce titre, le COREVIH IDF NORD doit favoriser la circulation de l’information et fournir un rapport annuel d’activité sur lequel doivent apparaître les files actives et les données épidémiologiques des 7 établissements hospitaliers du territoire qui suivent des patients séropositifs au VIH. Le COREVIH IDF NORD dispose de 2 instances décisionnaires : le COMITE (nommé par le Directeur général de l’ARS-Agence Régionale de la Santé) et le BUREAU (élu par le COMITE). Une équipe opérationnelle assure la mise en œuvre des décisions et des missions du COREVIH IDF NORD. Elle est actuellement composée d’une Coordinatrice administrative, d’une Coordinatrice de recherche clinique, d’un.e Assistant.e administratif.ve en cours de recrutement, d’une Data manager et de 9 TECs-Techicienn.e.s d’études cliniques.

Position dans la structure : Employeur : Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP)

• Travail en équipe avec les membres du COREVIH IDF NORD
• Interactions avec différentes associations de patients et acteurs hospitaliers (services des achats-marchés, de la formation, de la logistique, service technique, des travaux, archives et informatique – directions des finances et des ressources humaines de l’hôpital, SMIT-Services des maladies infectieuses et tropicales, CEGIDDs et autres centres de santé des 7 établissements hospitaliers du COREVIH IDF NORD – médecins, infirmier.e.s, secrétaires, etc.)

Liaisons hiérarchiques :

• Président du COREVIH IDF NORD
• Coordinatrice Administrative du COREVIH IDF NORD
• Coordinatrice Recherche Clinique du COREVIH IDF NORD

Liaisons fonctionnelles :

• Les membres du BUREAU du COREVIH IDF NORD
• Les TECs et Data manger du COREVIH IDF NORD

Horaires de travail : Du Lundi au vendredi – base 35h :

7h30 / jour – Repos fixes (samedi, dimanche + jours fériés) + 5 semaines de congés (25 jours) + 15 RTT (moins 1 jour RTT Journée de solidarité + 3 jours maxi. de bonification selon fractionnement des congés)

L’Assistant.e administratif.ve travaille en collaboration avec la Coordinatrice administrative, la Coordinatrice recherche clinique et le Président. La personne est l’interlocutrice des acteurs du COREVIH IDF NORD sur l’ensemble de son territoire et des autres représentants des autres COREVIHs, notamment ceux d’Ile de France (EST, SUD, OUEST, CENTRE).

Activités de secrétariat :

• Accueil téléphonique et physique et gestion de l’agenda : relation avec les professionnels de santé (associatifs et hospitaliers) et les prestataires, mises en relation pour répondre aux sollicitations, tenue du local
• Gestion des courriers et emails (réception, réponses, traitements, transmissions, suivi, classement et archivage)
• Organisation de manifestations, réunions, séminaires, formations et déplacements des membres du COREVIH (ordre du jour, formulaires divers, convocations, documents à diffuser, suivi des actions à réaliser, salle, archivages, etc.)
• Prise de notes et rédaction de RD-Relevés de décisions
• Mise à jour permanent de l’annuaire des acteurs du COREVIH et du site internet
• Prise de notes, mise en forme et suivi de courriers et de rapports
• Préparation et suivi des dossiers en cours
• Rédaction, signatures et mise en œuvre des procédures administratives, gestion des stocks et commandes (ordre de mission et autres formulaires, commande, remboursement, achat, devis, facture, fournitures, etc.)
• Aide à la diffusion de l’information, documentations et actions produites en interne et externe
• Gestion de la documentation (flyers, affiches, brochures de partenaires divers)
• Participation aux rapports d’activités et suivi budget

 Réunions :

• Participation aux réunions d’équipe, Commissions, Journées thématiques et autres réunions du COREVIH IDF NORD
• Organisation et participation aux réunions diverses et Assemblées plénières (3 par an)
• Participation aux réunions d’équipe et aux formations proposées

Profil recherché :

• Diplôme-formation dans les métiers du secrétariat, de l’assistanat
• Expérience souhaitée d’au moins 2 ans dans ce type de poste

 Connaissances requises :

• Bonne connaissance des outils informatiques et des outils de communication par internet (pack office)
• Connaissance du VIH, hépatites virales et autres IST et de la Santé sexuelle
• Expérience de l’organisation et du fonctionnement des établissements de santé

Qualités requises :

• Aptitudes à l’organisation de son temps de travail, aux relations humaines et à la communication
• Esprit d’initiative, sens des responsabilités et rigueur-suivi
• Respect des principes de confidentialité au regard des patients
• Facilité d’adaptation, et capacité à s’adapter à vos interlocuteurs
• Autonomie dans le travail
• Maîtrise du français écrit et oral

Prise de fonction :

Poste à pouvoir en juin 2019, CDD 6 mois renouvelable, rémunération selon grille du statut de contractuel de l’AP-HP, absence de prise en charge de la mutuelle, prise en charge à hauteur de 50 % des frais de transport, cantine, Comité d’entreprise de l’AP-HP (AGOSPAP).

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) par mail à : → Laïla LOSTE, Coordinatrice administrative du COREVIH IDF NORD : laila.loste@aphp.fr